Quy trình đặt hàng vật tư thi công xây dựng
Xác định trình tự, trách nhiệm, thời gian thực hiện các công việc liên quan đến đặt hàng vật tư để thực hiện thi công.
Dưới đây là Quy trình 6 bước để đặt hàng vật tư thi công, bạn có thể tham khảo và ứng biến áp dụng vào doanh nghiệp của mình cho phù hợp
Nội dung bài viết [Hiển thị]
Bước 1: Yêu cầu vật tư
- Chỉ huy trưởng tính toán khối lượng các loại cần mua và nhập khẩu. Cần tính số lượng chính xác (kể cả hao hụt) đến đơn vị đo lường cụ thể của mặt hàng như tấm, cái. Tránh các đơn vị đo lường chung chung như m2 vì có khả năng chênh lệch khi quy đổi;
- Chỉ huy trưởng lập Phiếu yêu cầu mua hàng, phải ghi đầy đủ, rõ ràng các thông tin;
- PM kiểm tra Phiếu yêu cầu mua hàng để làm rõ với CHT, sau đó gửi cho Trường phòng/ Phó phòng vật tư, chuyển tiếp cho PD phụ trách công trình, giám đốc thi công;
- Phiếu yêu cầu phải gửi đúng theo thời gian quy định như sau:
- Trong nước: Gửi yêu cầu trước 10 ngày làm việc;
- Hàng nhập: Gửi yêu cầu trước 14 ngày làm việc;
- Vật tư phát sinh: Thời gian sẽ xác định với Phòng Vật tư.
- CHT, PM các công trình phải có kế hoạch dự trù, không để cận thời gian mới yêu cầu, sẽ rất khó cho việc cung ứng dẫn đến chậm tiến độ thi công
Lưu ý: Khi gửi Email phối hợp làm việc với Phòng Vật tư, CHT, PM thuộc công trình nào thì chỉ gửi/ CC cho những người liên quan thuộc công trình đó và GĐTC (nếu có) không nên gửi vào Grou Email chung
Bước 2: Thống nhất với Phòng Vật tư
- PM thống nhất với Phòng Vật tư chi tiế các nội dung theo Phiếu yêu cầu mua hàng;
- Đối với những trường hợp phát sinh không có trong kế hoạch thì PM phải phối hợp với Phòng Vật tư để xác định rõ thời gian cung ứng;
- Trong trường hợp PM không thống nhất được với Phòng Vật tư thì báo cáo cho PD phụ trách công trình / GĐTC để phối hợp xử lý
Bước 3: Theo dõi và nhận hàng
- Sau khi đã thống nhất với Phòng Vật tư về tiến độ giao hàng, CHT tiến hành theo dõi, cập nhật thông tin từ Phòng Vật tư để nhận hàng theo PO/ Hợp đồng;
- Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng có đúng với yêu cầu về chất lượng, thời gian cung ứng, hồ sơ, chứng tùw theo quy định ...
Bước 4: Theo dõi và báo cáo đơn hàng
- Hàng tuần, CHT cập nhật đầy đủ, chi tiết các thông tin vào Phiếu Theo dõi đơn hàng vật tư và chuyển cho PM;
- PM kiểm tra và hoàn thiện Phiếu theo dõi gửi cho PD, CC cho GĐTC;
- Khi có vấn đề phát sinh thì CHT, PM phải tổng hợp Theo dõi đơn hàng vật tư gửi cho PD/GĐTC khi có yêu cầu
Bước 5: Thực hiện thi công
- CHT chỉ đạo GS, công nhân tập kết vật tư đúng nơi quy định để tiến hành thi công;
- Đối với thầu phụ thi công thì CHT, GS phải theo dõi, kiểm tra thầu phụ để đảm bảo tiến độ, chất lượng cam kết theo hợp đồng;
- Trong quá trình thi công CHT, GS phải ghi nhận tất cả các vấn đề phát sinh và báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ
- Phiếu yêu cầu mua hàng/ thuê thầu phụ, Phiếu theo dõi đơn hàng vật tư;
- Tất cả các hồ sơ liên quan
Có một câu nói thế này
" Ông trời không sinh ra người đứng trên người.
Ông trời không sinh ra người đứng dưới người.
Tất cả, đều do sự học mà ra"
Các khóa học thực chiến dành cho toàn thể anh em kỹ sư Xây Dựng
