HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH
Nội dung bài viết [Hiển thị]
I. Các văn bản pháp luật liên quan tới thanh quyết toán công trình:
-
Thông tư 04/ 2014/TT-BTC : Quy định Quy trình Thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành đối với các dự án sử dụng vốn Ngân sách nhà nước.
-
Thông tư 19 /2011/TT- BTC : Quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước.
-
Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 05/08/2011 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước
II. Yêu cầu cơ bản trong hồ sơ thanh quyết toán công trình:
Trong quá trình quyết toán công trình nhân viên QS chịu trách nhiệm chính với sự hỗ trợ từ BCH/CT. Do đó nhân viên QS cần nắm rõ các danh mục các hồ sơ để thực hiện quyết toán công trình. Thông thường, hồ sơ quyết toán bao gồm:
1. Hồ sơ Pháp lý công trình
-
Quyết định chỉ định thầu hoặc phê duyệt trúng thầu
-
Hợp đồng thi công/ Phụ lục HĐ
-
Lệnh khởi công.
-
Hồ sơ năng lực của nhà thầu.
-
Bảo lãnh hợp đồng.
-
Hợp đồng bảo hiểm
-
Quyết định bổ nhiệm, phân công nhiệm vụ, danh sách cán bộ thực hiện ở công trường.
-
Bằng cấp của các kỹ sư BCHCT và Chứng chỉ hành nghề.
-
Danh mục các nhà thầu phụ
-
Hồ sơ Năng lực của nhà thầu phụ.
-
Biện pháp ATLĐ & VSMT của nhà thầu
-
Danh mục thiết bị thi công của nhà thầu, Giấy phép sử dụng và giấy kiểm định thiết bị
-
Hồ sơ năng lực của các đơn vị thí nghiệm, kiểm định chất lượng vật liệu va kết cấu được sử dụng trong công trình.
2. Hồ sơ Nhật ký thi công
-
Nhật ký thi công phải thể hiện đầy đủ và cụ thể nhân lực, máy móc thiết bị thi công, điều kiện thi công và các công tác thi công theo từng ngày từ khi bắt đầu đến khi kết thúc có xác nhận của Tư vấn giám sát của CĐT hoặc Người giám sát của CĐT.
3. Hồ sơ nghiệm thu công việc
-
HS nghiệm thu từng công việc xây dựng trong quá trình thi công xây dựng
-
HS nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng
-
HS nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng để đưa vào sử dụng
4. Hồ sơ chất lượng công trình
-
Các chứng chỉ kỹ thuật, chất lượng của vật liệu đầu vào của các đơn vị cung cấp
-
Các biên bản thí nghiệm vật liệu, kết cấu của công trình theo yêu cầu của CĐT
5. Hồ sơ bản vẽ hoàn công
Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận, hạng mục, công trình xây dựng đã hoàn thành, trong đó thể hiện kích thước thực tế so với kích thước thiết kế, được lập trên cơ sở bản vẽ triển khai thi công đã được phê duyệt và thực tế thi công ở công trường. Mọi sửa đổi so với thiết kế được duyệt phải được thể hiện trên bản vẽ hoàn công và phải được Chủ đầu tư chấp thuận.
6. Hồ sơ khối lượng và giá trị quyết toán bộ phận, công trình
-
Bảng tổng hợp khối lượng từ các biên bản nghiệm thu thành phần đã được Tư vấn giám sát xác nhận
-
Bảng tổng hợp giá trị thanh toán, quyết toán dựa trên khối lượng đã được nghiệm thu và đơn giá hợp đồng, các phát sinh đã được phê duyệt.
III. Phối hợp giữa QS và các bộ phận khác trong quá trình thanh quyết toán công trình.
1. Trách nhiệm các bộ phận:
QA/QC :
-
Hoàn thành các Hồ sơ trong Danh mục HS quyết toán thuộc trách nhiệm của QA/QC (theo phụ lục đính kèm)
-
Hoàn thiện rà soát nhật ký công trình (xem xét lại toàn bộ công trình qua nhật ký, có thể phối hợp với CĐT và TVGS bổ sung hoặc điều chỉnh một số nội dung để tránh rắc rối với đơn vị kiểm toán về sau)
-
Hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu công trình (bao gồm hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ chất lượng)
-
Hoàn thành các biên bản nghiệm thu hạng mục công trình.
-
Hoàn thành báo cáo chất lượng xây dựng công trình.
-
Hoàn thành biên bản nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
-
Phối hợp với đơn vị đánh giá chất lượng công trình xây dựng, hoàn thành chứng nhận an toàn chịu lực công trình.
-
Hồ sơ quan trắc lún công trình
SHOP DRAWING :
-
Hoàn thành bản vẽ kỹ thuật thi công (bao gồm bản vẽ biện pháp và bản vẽ thi công)
-
Hoàn thành bản vẽ hoàn công công trình
-
Lập hồ sơ kỹ thuật nêu rõ các điều chỉnh sửa đổi trong quá trình thi công so với bản vẽ gốc của công trình.
Thư ký ISO : Lên danh mục các hồ sơ lưu trữ tại công trình.
-
Rà soát các hồ sơ pháp lý của công trường.
-
Rà soát hồ sơ công văn đi công văn đến, phiếu RFI, chỉ thị công trường,…lập danh mục.
QS :
-
Tổng hợp danh mục các hồ sơ của các bộ phận QA/QC, Shop, Thư ký ISO để dễ theo dõi và cập nhập khi làm việc với TVGS và CĐT.
-
Hoàn thành bảng tổng hợp khối lượng quyết toán
-
Hoàn thành bảng phân khai khối lượng hàng tháng (theo tiến độ công trình áp dụng cho công trình có được tính điều chỉnh giá theo quy định của nhà nước)
-
Hoàn thành bảng giá trị quyết toán công trình
2. Quy trình phối hợp.
BCH/CT cần kiểm tra tất cả các công việc trên của các bộ phận QA/QC, Shopdrawing và QS. Nhân viên QS khi tiếp nhận hồ sơ của các bộ phận trên để thực hiện công tác quyết toán cần có biên bản bàn giao đối với từng bộ hồ sơ.
IV. Một số vấn đề lưu ý, biểu mẫu tham khảo về quyết toán CT
Các vấn đề lưu ý
-
Liên doanh giữa các nhà thầu : Theo nghị định 48 và thoả thuận liên doanh của hai nhà thầu phải được CĐT chấp thuận. Thoả thuận liên doanh phải ghi rõ trách nhiệm của các bên trong việc không hoàn thành hồ sơ quyết toán để ảnh hưởng tới các bên.
-
Vốn ngân sách: Tuân thủ các quy định về thủ tục quyết toán A B qua các bước sau:
-
Các bên CĐT, BQLDA, TVGS, Nhà thầu thống nhất khối lượng quyết toán và các văn bàn pháp lý liên quan, phải có chữ ký của người quyết định đầu tư công trình
-
CĐT tiến lập dự toán điều chỉnh bổ sung (Trách nhiệm của CĐT, nhưng thông thường nhà thầu chủ động lập và trình cho CĐT, nếu không muốn thời gian quyết toán bị kéo dài)
-
Sau khi CĐT phê duyệt dự toán điều chỉnh bổ sung và tồng mức đầu tư công trình được phê duyệt, CĐT sẽ ra thông báo chào lại giá dự thầu cho nhà thầu, nhà thầu lập và trình hồ sơ chào lại giá dự thầu cho CĐT phê duyệt.
-
Sau khi phê duyệt hồ sơ chào lại giá dự thầu, Nhà thầu và CĐT sẽ cùng thương lượng và ký phụ lục hợp đồng về giá trị quyết toán của công trình.
-
Lập hồ sơ quyết toán công trình, nhà thầu có trách nhiệm lập theo TT86/BTC trình cho CĐT phê duyệt.
Trong quá trình vốn ngân sách có nhiều bước cần phải thông qua mà không phải nhà thầu thực hiện, do vậy nhà thầu cần có người bám sát theo dõi tình trạng hồ sơ đang ở giai đoạn này, ở đâu và trình trạng như thế nào, để nắm bắt tình hình và nhờ hỗ trợ của BCH
Các biểu mẫu tham khảo
Phụ lục Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 05/08/2011 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước
