5 mẹo định dạng văn bản trên biểu đồ Gantt trong phần mềm MS Project

5 mẹo định dạng văn bản trên biểu đồ Gantt cực kỳ hay
 

Ví dụ thực hành

Ví dụ tôi có một bảng tiến độ đơn giản như thế này, trình bày kế hoạch và mong muốn biến ước mơ thành hiện thực được làm trên MS Project. Ở hình ảnh dưới, bạn có thấy gì lạ lẫm và thú vị không?

Ví dụ về định dạng Text trên biểu đồ Gantt

Nếu chưa nhận ra, giờ tôi sẽ bắt đầu hướng dẫn bạn từng mẹo một để có thể tự tin làm chủ kiến thức về định dạng Text trên biểu đồ Gantt ở phần mềm.

Mẹo 1: Định dạng ngày tháng hiển thị trên biểu đồ Gantt

Tại ví trí bất kỳ trên vùng biểu đồ Gantt Chart - Click chuột phải và chọn Layout 

Ở hộp thoại Layout hiện ra, bạn có thể định dạng kiểu liên kết, ngày tháng và độ rộng của thanh Bar và một vài tùy chọn khác. Để định dạng ngày tháng hiển thị trên thanh Bar, bạn làm như ảnh:

Mẹo 2: Thay đổi vị trí ngày tháng hiển thị trên thanh Bar

Thay đổi vị trí hiển thị Text hay ngày tháng trên một thanh Bar bất kỳ

Nếu bạn muốn định dạng thông tin của một thanh Bar nào đó thì bạn chỉ cần Click đúp vào thanh Bar đó or chuột phải vào thanh Bar đó để mở hộp thoại Format Bar. Sau đó ở tab Text chọn trường dữ liệu hiển thị là Finish và vị trí hiển thị là bên phải thanh Bar

Thay đổi vị trí hiển thị Text tự động trên từng loại nhiệm vụ

Mở hộp thoại Bar Styles bằng cách click đúp chuột vào vị trí bất kỳ trên biểu đồ Gantt hoặc click chuột phải vào điểm bất kỳ trên biểu đồ Gantt và chọn Bar Styles. Sau đó chọn loại nhiệm vụ muốn định dạng, rồi để ý đến vùng phía dưới - tab dịnh dạng thông tin hiển thị Text.

Mẹo 3: Thay đổi định dạng Text trên thanh Bar biểu đồ Gantt Chart

Thay đổi định dạng Text hiển thị trên thanh Bar có đặc điểm là đậm, nhạt, xanh, đỏ, tìm vàng ... thì ở trên thanh Ribbon - tab lệnh Gantt Chart Format - Chọn Text Styles rồi tiến hành định dạng như ảnh:

Mẹo 4: Hiển thị dữ liệu tùy chỉnh trên thanh Bar biểu đồ Gantt Chart

Đây là mẹo nâng cao, tôi muốn chia sẻ với anh em! Ở mẹo này, sẽ giúp bạn hiển thị lồng ghép nhiều trường dữ liệu trên thanh Bar biểu đồ Gantt để phục vụ từng  mục đích cụ thể.

Ví dụ như ảnh dưới, tôi đã hiển thị Name + Finish + Tên tùy chỉnh ở bên trái nhiệm vụ cột mốc. Ở mẹo số 4 này, chúng ta cùng thực hiện nhé!

Phân tích yêu cầu

• Text hiển thị ở bên trái thanh Bar của nhiệm vụ cột mốc
• Dữ liệu hiển thị = Name + "vào ngày" + dd/mm của Finish

Hướng dẫn thiết dữ liệu và hiển thị trên thanh Bar

• Bước 1: Tạo trường tùy chỉnh Text1 = Name + "vào ngày" + dd/mm của ngày Finish

Giải thích hàm Text1 = [Name] & " vào ngày " & ProjDateConv([Finish],pjDate_mm_dd)

• [Name]: Trường dữ liệu nhiệm vụ Task Name
• ProjDateConv: Hàm chuyển đổi giá trị thành định dạng ngày tháng

Cấu trúc hàm ProjDateConv( expression, dateformat ). Trong đó

• expression: Giá trị chuyển đổi sang ngày tháng
• dateformat : Tùy chọn định dạng ngày tháng. Ở đây, tôi muốn định dạng ngày tháng của tôi là 12/10 nên ở phần tử dateformat = pjDate_mm_dd
• &: Ký tự nối các chuỗi lại với nhau
• "vào ngày": Chèn văn bản trong dấu ngoặc kép vào chuỗi ký tự đang xử lý
• Bước 2: Sau khi thiết kế dữ liệu cho trường Text1 xong quay lại hướng dẫn Mẹo 2 để chèn trường dữ liệu mong muốn vào thanh Bar

Giờ anh em có thể hưởng thành quả rồi nhé.

Mẹo 5: Thiết kế đường viền bao quanh dữ liệu trên thanh Bar - Tạo điểm nhấn quan trọng

Hình chữ nhất màu có viền màu đỏ, bao quanh dòng dữ liệu Text = Hoàn thành ước mơ vào ngày 12/10 - Với các phần mềm khác thì quá đơn giản, nhưng xử lý trên MS Project thì nó là một mẹo kiến thức cực kỳ hay ho

Bước 1: Vẽ hình chữ nhật bằng thanh công cụ Drawing

Trên thanh Ribbon - Tab lệnh Gantt Chart Format - Chọn lệnh Drawing - Rectangle rồi vẽ hình chữ nhật bao trọn dòng Text1 bên trái nhiệm vụ cột mốc

Bước 2: Định dạng hình khối Drawing vừa vẽ

Chọn hình Rectangle vừa vẽ - Click chuột phải chọn Properties - Sau đó ở hộp thoại Format Drawing định dạng lần lượt các thông

• Đường viền màu đỏ và nền không trong suốt

• Kích thước và vị trí hình chữ nhật vừa vẽ như ảnh

Một điểm nhấn hoàn hảo cho một ước mơ đúng không ạ?

CHÚC ANH EM THÀNH CÔNG!

Trần Văn Dũng

Tôi là Trần Văn Dũng (Tên thương hiệu tôi muốn xây dựng là Dzung TV). Tôi ở đây để chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, sự trải nghiệm của cá nhân đến toàn thể mọi người.

Ngoài kia, có rất nhiều người đang sẵn sàng cho đi kiến thức của bản thân. Và tôi cũng là một trong những số đó. Tôi không có GIỎI nhưng những gì tôi chia sẻ, tôi sẽ làm nó tốt nhất có thể trong tầm khả năng.

Tôi là một kỹ sư, một tác giả, một người làm đào tạo, một người kinh doanh và là một người thích chia sẻ bằng việc viết, việc quay dựng video ...

Bạn có thể kết nối với tôi qua kênh:

• YouTobe: Dzung TV

"Ông trời không sinh ra người đứng trên người.

Ông trời không sinh ra người đứng dưới người.

Tất cả, đều so sự học mà ra"

- Fukuzawa Yukichi - 

Đó là trích dẫn yêu thích của tôi và đương nhiên nó cũng nằm trong cuốn sách tôi đã viết.

Hi vọng, những gì tôi chia sẻ, có ích với bạn!

Hẹn gặp bạn một ngày không xa.