Sổ Tay Nghiệp Vụ QS Công Trường

10-09-2025 KXD Team

1. Giới thiệu tổng quan

Trong ngành xây dựng, Kỹ sư QS (Quantity Surveyor) tại công trường đóng vai trò là "người gác cổng" tài chính của dự án, đảm bảo mọi chi phí được kiểm soát chặt chẽ, dòng tiền được tối ưu và lợi nhuận được bảo toàn. Để thành công, một kỹ sư QS không chỉ cần kỹ năng bóc tách khối lượng chính xác mà còn phải nắm vững cả một hệ thống nghiệp vụ phức tạp, từ lập ngân sách, quản lý hợp đồng đến xử lý phát sinh.

Thấu hiểu những thách thức đó, Kenhxaydung.vn hân hạnh chia sẻ "Sổ Tay Nghiệp Vụ QS Công Trường" – một tài liệu nội bộ đồ sộ được biên soạn bởi phòng quản lý chi phí của một tập đoàn xây dựng hàng đầu. Đây không phải là lý thuyết sách vở, mà là cẩm nang thực chiến đúc kết từ hàng trăm công trình tầm cỡ, cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và hệ thống về toàn bộ công việc của một QS chuyên nghiệp.

2. Giải mã nội dung "vàng" trong Sổ tay nghiệp vụ QS công trường

Cuốn sổ tay được cấu trúc một cách khoa học, bao quát toàn bộ vòng đời công việc của một kỹ sư QS tại dự án, từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc.

2.1. Nền tảng vững chắc: Công tác Lập kế hoạch & Ngân sách

Mọi dự án thành công đều bắt đầu từ một kế hoạch vững chắc. Sổ tay dành riêng một chương lớn để hệ thống hóa công tác chuẩn bị quan trọng này.

Mô tả: Tài liệu hướng dẫn chi tiết cách lập Kế hoạch Quản lý Ngân sách dựa trên 8 đầu mục chi phí cốt lõi (Giao thầu nhân công, Giao thầu trọn gói, Vật tư chính, Vật tư phụ, MMTB, Lương, Chi phí hỗ trợ, Chi phí khác). Bên cạnh đó là các kế hoạch cung ứng vật tư, MMTB, thầu phụ và đặc biệt là kế hoạch dòng tiền - yếu tố sống còn của dự án.
Lưu ý chuyên gia: Một trong những sai lầm chết người là triển khai công việc mà không có ngân sách dự trù được thống nhất. Sổ tay nhấn mạnh mọi công tác giao thầu - hợp đồng đều phải có khối lượng và đơn giá được duyệt trước để làm cơ sở kiểm soát.

2.2. Xương sống của nghề: 15 Nghiệp vụ QS cốt lõi tại công trường

Đây là phần nội dung giá trị nhất, đi sâu vào từng tác vụ hàng ngày của một Kỹ sư QS. Mỗi nghiệp vụ đều được phân tích rõ mục đích, cơ sở tham chiếu và yêu cầu thực hiện.

Mô tả: Sổ tay trình bày chi tiết 15 nghiệp vụ chính, bao gồm:
- Tính toán khối lượng: Hướng dẫn cách thống nhất mã hiệu, sử dụng ma trận phân chia và xử lý các thay đổi, sai sót.
- Lập dự toán giá thành: Phân tích các yếu tố cấu thành đơn giá từ vật tư, nhân công, MMTB đến các điều kiện thi công thực tế.
- Quản lý hợp đồng & thanh toán thầu phụ: Cung cấp quy trình chuẩn từ lúc tiếp nhận, kick-off, thực hiện đến khi thanh quyết toán hợp đồng, đi kèm ma trận phân chia trách nhiệm rõ ràng.
- Báo cáo Doanh thu - Chi phí (DT-CP): Định nghĩa rõ bản chất và hướng dẫn quy trình phối hợp giữa các phòng ban để ghi nhận số liệu chính xác.
- Quản lý phát sinh (Claim) & Gia hạn tiến độ (EOT): Hướng dẫn cách nhận dạng, tổng hợp hồ sơ và các quan điểm pháp lý để bảo vệ quyền lợi cho nhà thầu.
Lưu ý chuyên gia: Đối với hồ sơ thanh toán thầu phụ, việc thống nhất trước về cách tính khối lượng cho từng phân đoạn và theo dõi trên một bản vẽ duy nhất là cực kỳ quan trọng để tránh tranh cãi và đảm bảo không vượt khối lượng hợp đồng.

2.3. Các sai lỗi thường gặp và bài học kinh nghiệm

Kinh nghiệm quý giá nhất thường đến từ những sai lầm. Sổ tay đã tổng hợp lại những lỗi phổ biến nhất trong quá trình làm nghiệp vụ QS để bạn có thể phòng tránh.

Lỗi 1: Vượt ngân sách ở các công tác xây lắp phụ trợ:
- Mô tả: Các chi phí như thí nghiệm, khoan cấy thép, xử lý chống nứt, vận chuyển xà bần... thường không được dự trù chính xác và dễ vượt ngân sách.
- Hậu quả: Gây thâm hụt ngân sách, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận dự án.
- Giải pháp: Cần kiểm tra lại tiêu chuẩn, spec, làm rõ phạm vi công việc ngay từ lúc giao thầu và kịp thời ghi nhận, cấn trừ chi phí từ các bên gây ra sai sót.
Lỗi 2: Sai sót khi lập hồ sơ thanh toán với khách hàng:
- Mô tả: Không đọc kỹ các điều kiện trong hợp đồng, không hiểu rõ phạm vi công việc và phương pháp đo bóc đã thống nhất, dẫn đến việc giải trình khối lượng gặp khó khăn, bị cắt giảm vô lý.
- Hậu quả: Thanh toán chậm, ảnh hưởng dòng tiền của công ty, gây mất thời gian và công sức để xử lý.
- Giải pháp: Phải tổ chức họp kick-off ngay từ đầu để thống nhất với CĐT/TVGS về kế hoạch, quy trình, biểu mẫu, cách tính khối lượng thanh toán cho từng hạng mục.

3. Tải ngay bộ tài liệu đầy đủ

Đây không chỉ là lý thuyết, mà là quy trình thực chiến đã được đúc kết từ hàng trăm dự án lớn của một trong những tập đoàn xây dựng hàng đầu Việt Nam. Nắm vững bộ tài liệu này trong tay, bạn sẽ tự tin xử lý mọi nghiệp vụ QS phức tạp nhất tại công trường, từ việc lập một ngân sách chi tiết đến việc bảo vệ thành công một hồ sơ EOT trị giá nhiều tỷ đồng.

Đừng bỏ lỡ cơ hội sở hữu MIỄN PHÍ cẩm nang nghiệp vụ quý giá này!

Link tải ở cuối bài viết

4. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

Câu hỏi 1: Kỹ sư QS công trường cần nắm vững những nghiệp vụ cốt lõi nào nhất?
- Trả lời: Theo sổ tay, 5 nhóm nghiệp vụ quan trọng nhất bao gồm: (1) Lập và quản lý ngân sách; (2) Tính toán và quản lý khối lượng; (3) Quản lý hợp đồng thầu phụ; (4) Lập hồ sơ thanh toán với thầu phụ và khách hàng; (5) Lập báo cáo Doanh thu - Chi phí.
Câu hỏi 2: Làm thế nào để quản lý ngân sách dự án hiệu quả theo sổ tay này?
- Trả lời: Sổ tay hướng dẫn lập ngân sách chi tiết theo 8 đầu mục chi phí chính, từ nhân công, vật tư đến các chi phí quản lý. Yếu tố then chốt là mọi công việc triển khai đều phải có ngân sách dự trù đã được phê duyệt làm cơ sở để so sánh và kiểm soát.
Câu hỏi 3: Sổ tay này có đề cập đến cách xử lý phát sinh (claim) và gia hạn tiến độ (EOT) không?
- Trả lời: Có. Đây là một trong những phần giá trị nhất của tài liệu. Sổ tay hướng dẫn chi tiết cách nhận dạng các sự kiện có thể dẫn đến EOT (VD: chậm bàn giao mặt bằng, chậm phê duyệt hồ sơ), quy trình tập hợp chứng cứ pháp lý, và các quan điểm, lập luận để bảo vệ thành công yêu cầu của nhà thầu.