Quy Trình Quản Lý Vật Tư Tại Công Trường Chuẩn: Tối Ưu Chi Phí & Chống Thất Thoát

28-09-2025 KXD Team

1. Giới thiệu tổng quan

Quản lý vật tư tại công trường là xương sống của mọi dự án xây dựng. Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp tiến độ mà còn là yếu tố then chốt giúp kiểm soát chi phí, chống thất thoát và tối ưu hóa dòng tiền. Việc áp dụng một hệ thống quản lý bài bản, chặt chẽ từ khâu nhập kho, lưu trữ đến khi xuất cấp cho các đội thi công sẽ quyết định trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ dự án. Bài viết này sẽ chi tiết hóa quy trình quản lý vật tư theo một chuẩn mực thực tế, dựa trên kinh nghiệm vận hành tại các công trình lớn.

2. Quy trình Nhập vật tư (Material Delivery) – “Đầu vào” quyết định chất lượng

Đây là giai đoạn sàng lọc đầu tiên, có vai trò cực kỳ quan trọng để ngăn chặn vật tư kém chất lượng xâm nhập vào công trường. Một sai sót nhỏ ở khâu này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho kết cấu và an toàn công trình.

2.1. Bước 1: Tổng hợp yêu cầu & Lập kế hoạch

Mô tả: Bộ phận QS (Quantity Surveyor) và Ban chỉ huy (BCH) công trường lập kế hoạch vật tư dựa trên tiến độ thi công đã được duyệt. Kế hoạch này cùng phiếu yêu cầu vật tư được gửi đến Bộ phận Vật tư (BPVT) để tiến hành đặt hàng.
Lưu ý chuyên gia: Kế hoạch vật tư cần đi kèm bản vẽ mặt bằng bố trí vị trí tập kết, dỡ hàng chi tiết. Điều này giúp việc tiếp nhận diễn ra nhanh chóng, khoa học, không cản trở các hoạt động khác trên công trường.

2.2. Bước 2: Kiểm tra sơ bộ tại cổng (Visual Check)

Mô tả: Ngay khi vật tư về đến công trường, Thủ kho và các bên liên quan phải tiến hành kiểm tra trực quan. Các tiêu chí kiểm tra bao gồm: chủng loại, số lượng, quy cách, màu sắc, tình trạng nguyên vẹn, chứng từ CO/CQ đi kèm.
Lưu ý chuyên gia: Bất kỳ vật tư nào không đạt yêu cầu kiểm tra trực quan ("NOT PASS") phải được yêu cầu chuyển ngay ra khỏi công trường, trong tài liệu tham khảo quy định thời gian là trong vòng 12 giờ. Tuyệt đối không cho phép lưu lại tạm thời để tránh nhầm lẫn.

2.3. Bước 3: Lấy mẫu và thí nghiệm (Material Test)

Mô tả: Sau khi vượt qua kiểm tra trực quan, vật tư sẽ được tạm nhập và bộ phận QA/QC sẽ tiến hành lấy mẫu ngẫu nhiên để mang đi thí nghiệm tại phòng LAS-XD được công nhận.
Lưu ý chuyên gia: Kết quả thí nghiệm là cơ sở pháp lý cao nhất để nghiệm thu vật tư. Nếu kết quả không đạt ("NOT PASS"), phải lập tức lập biên bản, yêu cầu nhà cung cấp cấp lại lô hàng mới đạt chuẩn.

2.4. Bước 4: Nghiệm thu và lập biên bản nhập kho

Mô tả: Chỉ khi vật tư vượt qua tất cả các bước kiểm tra, bộ phận QA/QC và Tư vấn giám sát (TVGS) mới ký nhận vào biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào (MAR). Thủ kho tiến hành nhập liệu và đưa vật tư vào khu vực lưu trữ theo quy trình.
Lưu ý chuyên gia: Biên bản giao nhận vật tư cần có đủ chữ ký của các bên liên quan, thường là 3 bên: Nhà cung cấp, Thủ kho và Bảo vệ (đối với các vật tư như thép, giàn giáo, ván khuôn).

3. Quy trình Lưu kho (Material Storage) – Sắp xếp khoa học, bảo quản tối ưu

Lưu kho không chỉ là cất giữ mà là một quá trình bảo quản và sắp xếp khoa học để đảm bảo chất lượng vật tư và tối ưu hóa việc xuất cấp.

Phân loại vật tư: Ngay khi nhập kho, vật tư phải được phân loại rõ ràng:
- Vật tư chính vs. Vật tư phụ: Sắp xếp ưu tiên cho các vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến kết cấu.
- Vật tư đã nghiệm thu vs. Chưa nghiệm thu: Phải có khu vực riêng, dán nhãn rõ ràng để tránh sử dụng nhầm.
- Theo tính chất đặc thù: Phân loại và bố trí các khu vực riêng cho vật tư dễ cháy nổ, hóa chất, máy móc thiết bị.
Bố trí lưu kho:
- Kho bãi ngoài trời: Áp dụng cho các vật tư cồng kềnh, chịu được thời tiết như thép, giàn giáo, ván khuôn.
  - Lưu ý chuyên gia: Bắt buộc phải có bạt che và kê trên xà gồ hoặc chân kê bằng gỗ để tránh tiếp xúc trực tiếp với đất, chống ngập nước, gỉ sét.
- Nhà kho có mái che: Dành cho các vật tư còn lại cần bảo quản tốt hơn như xi măng, thiết bị MEP, hóa chất.
Kiểm kê định kỳ: Thủ kho và BPVT phải thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) để đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế, lập báo cáo xuất nhập tồn.

4. Quy trình Xuất kho (Material Hand-over) – Cấp phát đúng, đủ, kịp thời

Giai đoạn này cần sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo vật tư được cấp phát đúng mục đích, đúng định mức, tránh lãng phí và thất thoát.

4.1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra Phiếu yêu cầu

Mô tả: Các tổ đội, nhà thầu phụ hoặc CHP (Chỉ huy phó) làm phiếu yêu cầu vật tư và gửi lên CHT/CHP để xem xét.
Lưu ý chuyên gia: Người duyệt phiếu phải kiểm tra kỹ 3 yếu tố: Loại vật tư có phù hợp không, số lượng có vượt định mức không, và mục đích sử dụng có đúng với tiến độ thi công hiện tại không. Các yêu cầu không hợp lệ sẽ bị từ chối và yêu cầu làm lại.

4.2. Bước 2: Xuất vật tư theo nguyên tắc FIFO

Mô tả: Sau khi phiếu yêu cầu được duyệt, Thủ kho tiến hành xuất kho. Nguyên tắc "Nhập trước, Xuất trước" (First-In, First-Out - FIFO) phải được tuân thủ nghiêm ngặt.
Lưu ý chuyên gia: Việc áp dụng FIFO đặc biệt quan trọng với các loại vật tư có hạn sử dụng (hóa chất, phụ gia) hoặc dễ bị suy giảm chất lượng theo thời gian (xi măng, sơn...).

4.3. Bước 3: Lập biên bản bàn giao và cập nhật tồn kho

Mô tả: Mỗi lần xuất kho đều phải có biên bản bàn giao xác nhận với đầy đủ chữ ký của các bên nhận và bên giao (tối thiểu 2 bên). Dữ liệu xuất kho phải được nhập liệu ngay lập tức để cập nhật số lượng tồn kho trên hệ thống.
Lưu ý chuyên gia: Việc cập nhật tồn kho theo thời gian thực giúp BCH và bộ phận kế hoạch luôn có dữ liệu chính xác để đánh giá nhu cầu vật tư sắp tới.

5. Tải ngay bộ tài liệu đầy đủ (Link tải cuối bài viết)

Để áp dụng ngay một quy trình quản lý vật tư bài bản, chống thất thoát và tối ưu hóa dòng tiền cho dự án, Kênh Xây Dựng đã tổng hợp bộ tài liệu chi tiết. Tải ngay để nhận file PDF quy trình chuẩn và các biểu mẫu liên quan!

6. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

Câu hỏi 1: Nguyên tắc FIFO trong quản lý vật tư là gì và tại sao nó quan trọng?
- Trả lời: FIFO (First-In, First-Out) là nguyên tắc "Nhập trước, Xuất trước". Điều này đảm bảo các lô vật tư nhập về trước sẽ được sử dụng trước, giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hết hạn sử dụng (với hóa chất, xi măng) hoặc suy giảm chất lượng do lưu kho quá lâu.
Câu hỏi 2: Ai chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào?
- Trả lời: Đây là trách nhiệm phối hợp của nhiều bên: Thủ kho (kiểm tra trực quan), bộ phận QA/QC (lấy mẫu thí nghiệm, kiểm tra chứng chỉ chất lượng), và Tư vấn giám sát (đồng kiểm tra và ký nghiệm thu).
Câu hỏi 3: Làm thế nào để xử lý vật tư không đạt chất lượng khi nhập kho?
- Trả lời: Quy trình xử lý rất nghiêm ngặt: Nếu không đạt kiểm tra trực quan, vật tư phải được chuyển ra khỏi công trường ngay lập tức (thường trong vòng 12 giờ). Nếu không đạt kết quả thí nghiệm, phải lập biên bản trả lại cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lô hàng mới.