Quy Trình Kiểm Soát Chất Lượng Vật Liệu Xây Dựng (A-Z): Từ Trình Duyệt Đến Nghiệm Thu

08-10-2025 KXD Team

1. Giới thiệu: Tại sao "Vật liệu đầu vào" là chốt chặn quan trọng nhất?

Nếu Hệ thống Quản lý Thi công là bộ não của dự án, thì Kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào chính là hệ miễn dịch. Mọi sai sót về chất lượng công trình, dù lớn hay nhỏ, phần lớn đều có nguồn gốc từ vật liệu không đạt chuẩn. Một lô thép sai mác, một mẻ bê tông không đủ cường độ hay thậm chí gạch ốp lát sai màu... đều có thể gây ra những hậu quả khôn lường về an toàn, thẩm mỹ và chi phí.

Chính vì vậy, việc xây dựng một quy trình kiểm soát vật liệu chặt chẽ, từ khâu trình duyệt trên giấy tờ đến nghiệm thu thực tế tại công trường, là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhà thầu chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hệ thống hóa toàn bộ quy trình đó một cách chi tiết và trực quan nhất.

2. Quy trình tổng thể 5 bước kiểm soát vật liệu từ A-Z

Để đảm bảo mọi vật liệu, cấu kiện, thiết bị đưa vào công trình đều đúng chủng loại, đủ số lượng và đạt chất lượng theo yêu cầu, nhà thầu cần tuân thủ một quy trình 5 bước chặt chẽ sau:

Bước 1: Lập kế hoạch đệ trình: Dựa trên tiến độ tổng, nhà thầu lập kế hoạch trình duyệt toàn bộ vật tư, đảm bảo việc phê duyệt hoàn tất trước khi cần vật tư để thi công.
Bước 2: Đệ trình & Phê duyệt: Nhà thầu trình mẫu vật liệu kèm hồ sơ chất lượng cho TVGS và CĐT kiểm tra, phê duyệt. Nếu không đạt, quy trình sẽ quay lại từ đầu.
Bước 3: Ký hợp đồng & Lên kế hoạch cung ứng: Sau khi được phê duyệt, nhà thầu tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp và thống nhất lịch giao hàng.
Bước 4: Nghiệm thu tại công trường: Khi vật liệu về tới công trường, TVGS sẽ kiểm tra, đối chiếu với mẫu đã duyệt và hồ sơ đi kèm trước khi cho phép sử dụng.
Bước 5: Kết thúc & Lưu hồ sơ: Vật liệu đạt yêu cầu được đưa vào sử dụng, hồ sơ nghiệm thu được các bên ký và lưu trữ. Vật liệu không đạt sẽ bị loại bỏ khỏi công trường.

3. Giai đoạn 1: Trình duyệt và Phê duyệt vật liệu – "Cuộc chiến trên giấy tờ"

Đây là giai đoạn sàng lọc đầu tiên, đảm bảo chỉ những vật liệu có nguồn gốc rõ ràng và thông số kỹ thuật phù hợp với thiết kế mới được xem xét.

3.1. Lưu đồ trình duyệt

Quy trình này cần được khởi động sớm, lý tưởng nhất là trước 14 ngày so với tiến độ thi công thực tế để có đủ thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.

Nhà thầu: Lập kế hoạch, làm việc với các nhà cung cấp để chuẩn bị mẫu và hồ sơ.
Nhà thầu: Chuẩn bị 03 bộ hồ sơ và mẫu vật liệu, trình lên TVGS/CĐT thông qua "Phiếu yêu cầu phê duyệt" (RFA).
TVGS: Kiểm tra trong vòng 02 ngày. Nếu đạt, trình CĐT. Nếu không, yêu cầu trình lại.
CĐT: Kiểm tra trong vòng 03 ngày để đưa ra quyết định phê duyệt cuối cùng.
Kết thúc: Các bên lưu lại mẫu đã duyệt và hồ sơ để làm căn cứ nghiệm thu sau này.
Lưu ý chuyên gia: Vật liệu MẪU đã được duyệt phải được niêm phong và lưu giữ cẩn thận bởi cả ba bên: Nhà thầu, TVGS, và CĐT. Đây chính là "bằng chứng sống" để đối chiếu khi vật liệu thực tế được giao đến.

3.2. Checklist hồ sơ trình duyệt không thể thiếu

Một bộ hồ sơ trình duyệt "chuẩn" không chỉ có mẫu vật liệu. Nó là một tập hợp bằng chứng thuyết phục về nguồn gốc và chất lượng sản phẩm, bao gồm:

Phiếu yêu cầu phê duyệt (RFA).
Hồ sơ năng lực Nhà sản xuất & Catalogue sản phẩm.
Chứng chỉ chất lượng (CQ), Chứng chỉ xuất xứ (CO) đối với hàng nhập khẩu.
Kết quả thí nghiệm của Nhà sản xuất.
Chứng nhận hợp quy: Bắt buộc đối với các sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng Nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn) theo QCVN 16:2019/BXD.
Yêu cầu bổ sung (nếu có): Với các vật tư quan trọng, CĐT có thể yêu cầu kiểm tra nhà máy sản xuất, thí nghiệm kiểm chứng hoặc làm mẫu Mock-up tại hiện trường trước khi phê duyệt.

4. Giai đoạn 2: Nghiệm thu vật liệu tại công trường – "Mắt thấy, tay sờ"

Khi xe chở vật liệu của nhà cung cấp đến cổng công trường, giai đoạn kiểm tra thực tế mới chính thức bắt đầu.

4.1. Lưu đồ nghiệm thu

Chuẩn bị: Nhà cung cấp thông báo kế hoạch giao hàng. QA/QC nhà thầu chuẩn bị hồ sơ liên quan và gửi kế hoạch nghiệm thu cho TVGS.
Kiểm tra nội bộ: Khi vật liệu về, QA/QC nhà thầu kiểm tra trước. Nếu đạt, mời TVGS. Nếu không, lập biên bản trả hàng ngay lập tức.
Kiểm tra chính thức: TVGS kiểm tra sự phù hợp của vật liệu thực tế so với mẫu và hồ sơ đã duyệt.
- Nếu đạt: Ký xác nhận cho phép vật liệu vào công trường. Đồng thời, có thể tiến hành lấy mẫu thí nghiệm đối chứng theo tần suất quy định.
- Nếu không đạt: Lập biên bản, từ chối và yêu cầu đưa vật liệu ra khỏi công trường.
Lập hồ sơ nghiệm thu: Sau khi có đầy đủ giấy tờ và kết quả thí nghiệm (nếu có), nhà thầu lập bộ hồ sơ nghiệm thu hoàn chỉnh trình TVGS ký.
Kết thúc: Hồ sơ được ký và lưu trữ bởi các bên.

4.2. Các tiêu chí đánh giá khi vật liệu về tới chân công trình

Kiểm tra hồ sơ đi kèm:
- Hàng nhập khẩu: Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng chỉ chất lượng (CQ), Chứng nhận hợp quy...
- Hàng trong nước: Chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất (bản gốc), Chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn (nếu có)...
Kiểm tra thực tế:
- Ngoại quan: Đúng màu sắc, kích thước, quy cách, không bị hư hỏng, sứt mẻ, gỉ sét so với mẫu đã duyệt.
- Nhãn mác: Thông tin trên bao bì, tem nhãn phải rõ ràng, trùng khớp với hồ sơ.
- Số lượng, chủng loại: Kiểm đếm, đối chiếu với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.

5. Bảo quản vật tư: Bước cuối cùng nhưng thường bị xem nhẹ

Vật liệu dù đã nghiệm thu nhưng bảo quản sai cách cũng sẽ bị hư hỏng và phải loại bỏ.

Phân loại kho:
- Kho lộ thiên (bãi): Cho các vật liệu chịu được mưa nắng như đá, cát, gạch nung.
- Kho bán lộ thiên (có mái che): Cho các vật liệu như thép hình, giàn giáo.
- Kho kín: Bắt buộc cho các vật liệu kỵ ẩm và dễ hư hỏng như xi măng, thiết bị điện, sơn, gỗ...
Biện pháp khi mưa bão:
- Trước cơn bão: Lập đội ứng phó, kiểm tra và che chắn vật tư, máy móc thiết bị ngoài trời; gia cố giàn giáo, kho bãi; di dời tài liệu, thiết bị quan trọng đến nơi an toàn.
- Trong cơn bão: Ngừng mọi hoạt động ngoài trời, ngắt các thiết bị điện, tìm nơi trú ẩn an toàn.
- Sau cơn bão: Kiểm tra lại toàn bộ tình hình con người, thiết bị, vật tư trước khi cho công trường hoạt động trở lại.

6. Tải ngay bộ tài liệu đầy đủ (Link tải ở dưới cùng bài viết)

Lý thuyết là nền tảng, nhưng một bộ quy trình và biểu mẫu thực tế mới là công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả. Tải ngay bộ tài liệu đầy đủ "Biện pháp kiểm soát chất lượng vật liệu" để sở hữu toàn bộ lưu đồ, checklist hồ sơ chi tiết cho hàng chục loại vật tư khác nhau, từ cọc bê tông, thép cây đến các thiết bị MEP phức tạp.

7. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

Câu hỏi 1: Sự khác biệt giữa Trình duyệt vật liệu và Nghiệm thu vật liệu là gì?
- Trả lời: "Trình duyệt" là quá trình phê duyệt dựa trên hồ sơ, mẫu mã và các thông số kỹ thuật trước khi mua hàng. "Nghiệm thu" là quá trình kiểm tra, đối chiếu vật liệu thực tế được giao đến công trường so với những gì đã được phê duyệt trong giai đoạn trình duyệt.
Câu hỏi 2: Vật liệu Nhóm 2 theo QCVN 16:2019/BXD là gì và tại sao cần chứng nhận hợp quy?
- Trả lời: Là những sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng mà trong điều kiện sử dụng hợp lý vẫn tiềm ẩn khả năng gây hại cho người, động vật, tài sản và môi trường (ví dụ: xi măng, kính xây dựng, gạch ốp lát...). Chúng bắt buộc phải có "Giấy chứng nhận hợp quy" từ một đơn vị được cấp phép để đảm bảo đã tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật tối thiểu về an toàn.
Câu hỏi 3: Nếu vật liệu đã được CĐT phê duyệt nhưng khi về công trường không đạt chất lượng thì xử lý thế nào?
- Trả lời: Nếu vật liệu giao đến không giống với mẫu đã duyệt hoặc bị hư hỏng, TVGS và QA/QC nhà thầu sẽ lập biên bản hiện trường, từ chối nghiệm thu và yêu cầu nhà cung cấp phải chở lô hàng đó ra khỏi công trường, đồng thời cung cấp lô hàng mới đạt yêu cầu. Mọi chi phí phát sinh do nhà thầu và nhà cung cấp chịu trách nhiệm.