Hướng Dẫn Lập Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng Công Trình (Tài liệu)

04-10-2025 KXD Team

1. Giới thiệu tổng quan

Hồ sơ quản lý chất lượng công trình không chỉ là một tập hợp giấy tờ bắt buộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán mà còn là "xương sống" đảm bảo chất lượng, an toàn và tính minh bạch cho toàn bộ dự án. Đối với kỹ sư QS, giám sát hay chỉ huy trưởng, việc lập và quản lý bộ hồ sơ này một cách khoa học, đầy đủ không chỉ giúp công tác nghiệm thu, thanh quyết toán diễn ra suôn sẻ mà còn là bằng chứng xác thực nhất về năng lực và sự chuyên nghiệp của nhà thầu.

Tài liệu này sẽ hệ thống hóa quy trình lập hồ sơ chất lượng, dựa trên kinh nghiệm thực chiến từ các tập đoàn xây dựng lớn, giúp bạn làm chủ công việc quan trọng này.

2. Cấu trúc và thành phần cốt lõi của Hồ sơ chất lượng

Một bộ hồ sơ quản lý chất lượng đầy đủ thường được chia thành hai mảng chính: Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào và Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng. Cả hai đều phải tuân thủ một hệ thống sắp xếp và đặt tên file khoa học để dễ dàng truy xuất.

2.1. Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào

Đây là bước kiểm soát "đầu nguồn" cực kỳ quan trọng, đảm bảo mọi vật tư, vật liệu đưa vào công trình đều đúng chủng loại, chất lượng và nguồn gốc.

Mô tả: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình từ lúc yêu cầu nghiệm thu, lấy mẫu, thí nghiệm cho đến khi chấp thuận cho phép vật liệu được đưa vào sử dụng tại công trường.
Thành phần hồ sơ bắt buộc:
- Phiếu yêu cầu nghiệm thu: Do nhà thầu lập để mời các bên liên quan tiến hành nghiệm thu.
- Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào: Ghi nhận kết quả kiểm tra ngoại quan, số lượng, chủng loại.
- Chứng chỉ xuất xứ (CO) và Chứng chỉ chất lượng (CQ): Giấy tờ pháp lý không thể thiếu để xác thực nguồn gốc và tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất.
- Phiếu giao hàng: Đối chiếu khối lượng thực tế nhập về công trường.
- Kết quả thí nghiệm vật liệu: Bằng chứng khách quan về các chỉ tiêu cơ lý, hóa học của vật liệu, được thực hiện bởi phòng LAS-XD hợp chuẩn.
- Đối với vật liệu nhập khẩu: Cần bổ sung Vận đơn, Packing list, Hóa đơn hoặc tờ khai hải quan và Giấy chứng nhận hợp quy.
Lưu ý chuyên gia:
- Quy ước đặt tên file: Cần thiết lập một quy ước đặt tên file (file naming convention) thống nhất cho toàn dự án ngay từ đầu, tương tự như cách Novaland đã làm (Ví dụ: LVC.Q2-TVT-MRI-Reb.01 cho nghiệm thu cốt thép). Điều này giúp việc tìm kiếm, lọc và sắp xếp hồ sơ trở nên cực kỳ nhanh chóng.
- Tần suất lấy mẫu: Tần suất lấy mẫu thí nghiệm phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các TCVN hiện hành (ví dụ TCVN 1651:2008 cho cốt thép, TCVN 4787:2009 cho xi măng). Lấy mẫu không đủ tần suất có thể khiến toàn bộ lô vật liệu không được chấp thuận.

2.2. Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng

Đây là tập hợp các biên bản, tài liệu ghi nhận chất lượng của từng công tác thi công tại hiện trường, từ phần móng đến hoàn thiện.

Mô tả: Hồ sơ được cấu trúc theo từng hạng mục lớn (kết cấu, hoàn thiện), trong đó bao gồm các biên bản nghiệm thu cho từng công việc cụ thể (ván khuôn, cốt thép, bê tông, xây tường, tô trát...).
Thành phần hồ sơ điển hình:
- Phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng.
- Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu.
- Các biên bản kiểm tra kỹ thuật (Checklist): Đây là tài liệu chi tiết ghi lại quá trình kiểm tra từng thông số của công việc, ví dụ: checklist cốt thép, checklist ván khuôn...
- Hình ảnh thi công: Hình ảnh chụp thực tế tại hiện trường, đính kèm với từng checklist, là bằng chứng trực quan không thể chối cãi.
- Kết quả thí nghiệm liên quan: Ví dụ kết quả nén mẫu bê tông, kết quả kéo thép...
Lưu ý chuyên gia:
- Cấu trúc cây thư mục: Hồ sơ nghiệm thu công việc nên được tổ chức theo cấu trúc hình cây, đi từ tổng thể đến chi tiết: Hạng mục > Công việc > Checklist chi tiết. Ví dụ: Nghiệm thu hạng mục kết cấu > Nghiệm thu BT dầm sàn tầng 1 > Checklist ván khuôn dầm sàn tầng 1, Checklist cốt thép dầm sàn tầng 1...
- Số hóa hồ sơ: Thay vì ký giấy và lưu trữ thủ công, hãy sử dụng các ứng dụng quản lý xây dựng để tạo và ký duyệt checklist ngay trên điện thoại/máy tính bảng. Việc này giúp giảm thiểu thất lạc, tiết kiệm thời gian và tự động hóa việc lưu trữ.

3. Các lỗi sai "chết người" khi lập hồ sơ chất lượng và cách khắc phục

Lỗi 1: Thiếu nhất quán trong hệ thống đặt tên file và biên bản.
- Hậu quả: Gây hỗn loạn khi lưu trữ, cực kỳ khó khăn khi cần truy xuất một tài liệu cụ thể, làm chậm tiến độ quyết toán.
- Giải pháp: Áp dụng một quy định đặt tên thống nhất ngay từ đầu dự án và phổ biến cho tất cả các bên liên quan.
Lỗi 2: Thiếu hoặc sai lệch chứng từ gốc (CO, CQ, Kết quả thí nghiệm).
- Hậu quả: Vật liệu bị từ chối sử dụng, phải tiêu hủy hoặc chuyển khỏi công trường, gây lãng phí và chậm tiến độ. Nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý.
- Giải pháp: Luôn kiểm tra kỹ bộ chứng từ đi kèm vật liệu ngay tại cổng công trình. Yêu cầu nhà cung cấp bổ sung ngay lập tức nếu thiếu.
Lỗi 3: Chậm trễ trong việc lập và ký duyệt hồ sơ.
- Hậu quả: "Nước đến chân mới nhảy", công việc đã thi công xong từ lâu nhưng hồ sơ chưa được ký, dẫn đến ùn tắc trong việc nghiệm thu giai đoạn và thanh toán.
- Giải pháp: Quy định rõ thời gian tối đa phải trình ký hồ sơ sau khi hoàn thành công việc (ví dụ: trong vòng 24 giờ). Sử dụng các công cụ nhắc việc và quản lý luồng công việc số.

4. Tải ngay bộ tài liệu đầy đủ

Đừng để việc quản lý hồ sơ chất lượng trở thành gánh nặng hay rủi ro tiềm ẩn cho sự nghiệp của bạn. Tải ngay bộ tài liệu độc quyền từ Kênh Xây Dựng, bao gồm các biểu mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết để áp dụng ngay vào dự án của bạn.

5. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

Câu hỏi 1: Hồ sơ quản lý chất lượng công trình gồm những tài liệu chính nào?
- Trả lời: Về cơ bản gồm 2 phần chính: (1) Hồ sơ quản lý chất lượng vật liệu đầu vào (CO, CQ, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu...) và (2) Hồ sơ quản lý chất lượng thi công (Biên bản nghiệm thu công việc, checklist, bản vẽ hoàn công, hình ảnh thi công...).
Câu hỏi 2: Ai chịu trách nhiệm chính trong việc lập và quản lý hồ sơ chất lượng?
- Trả lời: Nhà thầu thi công là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc lập hồ sơ quản lý chất lượng. Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và phê duyệt các hồ sơ này.
Câu hỏi 3: Căn cứ pháp lý quan trọng nhất để lập hồ sơ chất lượng hiện nay là gì?
- Trả lời: Căn cứ pháp lý cốt lõi là Nghị định 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng, cùng các thông tư hướng dẫn và hệ thống TCVN hiện hành.